Quando il Board si lamenta, ma il PM non riceve feedback: Come gestire la situazione con PRINCE2

Durante una recente riunione di board, l’executive si è lamentato pesantemente dell’andamento del progetto. I risultati sono inferiori alle aspettative il che ha portato a un generale senso di frustrazione. Il problema? Il Project Manager ha ricevuto pochissimi feedback nel corso del progetto.

Questa situazione è più comune di quanto si pensi. In molte organizzazioni, il PM viene lasciato “solo” con il suo team, mentre i livelli più alti si aspettano risultati senza offrire un coinvolgimento attivo. Poi, al primo problema, arrivano le critiche.

Come gestire questa dinamica? Qui entra in gioco PRINCE2.

Il Principio del “Lessons Learned” in PRINCE2

Secondo PRINCE2, un team di progetto deve cercare, registrare e implementare miglioramenti basati sulle lezioni apprese da progetti precedenti e nel corso del progetto stesso. Tali miglioramenti devono essere applicati nei progetti futuri e condivisi affinché anche altri possano beneficiarne.

Come applicarlo in situazioni di scarso feedback?

1. Formalizzare il processo di feedback
Se il board non fornisce feedback spontaneamente, il PM deve attivamente richiederlo.

• Inserire nel piano di governance momenti strutturati per il confronto con l’executive (ad esempio, checkpoint mensili con report sintetici e richieste di feedback mirate).
• Chiedere esplicitamente: “Su quali aspetti vorreste più informazioni o un diverso approccio?”

2. Registrare e tracciare i feedback

• Anche se il feedback arriva tardi, va registrato e utilizzato per migliorare.
• Un “Lessons Log” deve essere sempre aggiornato con i punti critici emersi e le azioni correttive adottate.

3. Creare un meccanismo di feedback proattivo

• Invece di attendere che l’executive si lamenti a fine progetto, prevenire il problema con un processo di escalation chiaro.
• Introdurre brevi survey periodiche o richieste di feedback dirette ai membri del board.

4. Documentare e applicare le lezioni apprese

• Il vero valore di PRINCE2 sta nella capacità di non ripetere gli stessi errori.
• Ogni feedback, anche se tardivo, deve diventare parte della cultura organizzativa, per evitare che in futuri progetti ci si trovi nella stessa situazione.

⚠ E se l’executive continua a non dare feedback?

In questi casi, il PM deve anticipare le possibili critiche fornendo aggiornamenti strategici chiari e proattivi. Se un rischio viene percepito in anticipo e comunicato, sarà più difficile per il board lamentarsi all’ultimo momento senza aver dato alcun input.

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Morale della storia:
Un buon Project Manager non attende il feedback, lo genera. Se il board non si esprime, bisogna strutturare il progetto affinché il feedback diventi parte integrante del processo. In PRINCE2, le lezioni apprese non si raccolgono solo alla fine, ma in ogni fase.

E tu, hai mai vissuto una situazione simile? Come l’hai gestita? Raccontalo nei commenti!